Archivística conventual

Para los que no anden duchos en eso de la "archivística", hay que decir: es la ciencia y la técnica de crear, mantener, conservar, gestionar y difundir los archivos, tanto públicos como privados, de valorarlos y de formar a especialistas que sepan cuidar el patrimonio documental que en ellos se guarda y atesora, a veces desde hace muchos siglos. Eso es la archivística.

Para entender los archivos conventuales hay que leer bastante de la historia de la orden o congregación religiosa a la que pertenecen esos archivos, para captar más fácilmente el sistema archivístico (local, provincial, general)

 

¿Y 'conventual'? Se refiere a los conventos de frailes y de monjas asociados, a las órdenes religiosas (no monásticas: los monjes tienen archivos monásticos, normalmente muy antiguos, medievales, que requieren otro tipo de aplicación y de discernimiento). La archivística conventual estudiaría y se preocuparía de la ingente cantidad de archivos privados, eclesiásticos, pertenecientes a los conventos de frailes, de monjas (de órdenes mendicantes, originales -siglos XI al XIII- o las reformadas -siglos XVI al XVII-), de congregaciones religiosas (nacidas principalemente a lo largo del siglo XIX e inicios del XX) y de institutos religiosos (creados la mayoría a lo largo del siglo XX). Todas esas familias religiosas, esos entes que llamamos "conventos", contienen en sí muchas veces un archivo histórico, otro archivo de oficina y forman parte de un sistema de archivos más o menos definido. Veámoslo.

Los conventos suelen poseer ciertos fondos musicales interesantes, si no muy
antiguos (como los archivos monásticos), al menos sí de considerable valor
(patrimonial, documental, religioso, litúrgico y musical) que hay que investigar

Es importante tener en cuenta las características de cada instituto religioso, porque según haya evolucionado a lo largo de la historia, nos encontraremos con un tipo u otro de documentación, más legal o más espiritual, más religiosa o más histórica, más fragmentada o más compacta.

 

Según la actividad del instituto religioso, se crearán unas secciones u otras en el archivo conventual
así como en el respectivo archivo provincial y, sobre todo, en el archivo general del mismo instituto

También influyen mucho los avatares políticos, sociales, religiosos, militares, naturales... Si cierto convento ha sufrido muchas guerras, su archivo conventual habrá notado el asedio, la quema, el robo, la mutilación, la sustracción temporal, incluso la modificación... de sus fondos, de la documentación original y, concretamente, la más sensible desde el punto de vista económico y patrimonial.

De la misma manera, la naturaleza también puede haber hecho mella en la historia y actualidad del archivo conventual, pues un terremoto, un incendio, una inundación, y otro tipo de catástrofes naturales hacen que el archivo se resienta y pueda desaparecer en su totalidad, o solo queden de él unos pocos fragmentos dispersos, muy difícilmente relacionables a posteriori.

 

En nuestra era digital, una época en la que lo manuscrito tiende a desaparecer o a minusvalorarse, es fundamental conservar los pocos manuscritos que aún perviven de nuestro tiempo, para que dentro de cien años o más puedan historiar nuestro devenir por el mundo; también es bueno imprimir los mensajes o cartas enviados por correo electrónico (o por otra vía digital, no analógica) que merezca la pena conservar para la posteridad, para que quede constancia de tal actividad (empresarial, religiosa, litúrgica, espiritual, congregacional, administrativa, legislativa o de cualquier otro tipo).

Los libros de cuentas o de misas; los de bautizos, confirmaciones y matrimonios (para parroquias); libros de difuntos (propios y ajenos), de crónicas, de visitas canónicas (generales, provinciales, apostólicas); libros de novicios y profesiones simples o votos temporales (para los noviciados y casa de estudio o juniorados); los de profesiones solemnes o votos perpetuos (para las casas donde se efectúen); los de ordenaciones sacerdotales (para los institutos masculinos); libros de actas capitulares (donde se anotan las elecciones canónicas y otras decisiones comunitarias de las que se levanta acta). Todo ese material es fundamental para luego conocer el devenir del convento, para dar fe de lo que se ha hecho (ante cualquier revisión administrativa, canónica o de otro tipo) y también para orientar el futuro, tan necesitado de partir de un presente claro, conciso y recto.

 

Por eso es bueno conservar sabiamente el patrimonio documental, también hacer expurgos del material inservible (hay que guardar, pero no cualquier papel); de ahí, la necesida de formar a personas especializadas o al menos sensibilizadas con todo ello: es nuestro pasado y construye nuestro futuro. Si nadie supo que estuviste, ¿quién va a poder dar fe de ello? El carisma de cada instituto está en juego en la conservación (o no) de los archivos conventuales. Nada menos...

Anexo 1: El sistema de archivos básico en la archivística conventual

1) archivo conventual (histórico -a partir de 70-100 años-; de oficina -hasta 5-10 años-)
2) archivo provincial (de la provincia religiosa o demarcación correspondiente: funciona como archivo histórico, como archivo central -para los diversos conventos de la provincia-, como archivo de oficina -para los asuntos de procura, mártires, y otros- y a veces como archivo intermedio -de cara al archivo general-)
3) archivo general (contiene archivo histórico de toda la orden o congregación o instituto religioso; archivo central -para las diversas provincias-; archivo de oficina -para los asuntos de la procura general o de la procura de misiones, por ejemplo-; y se sirve de los archivos provinciales -en su función de archivos intermedios- para dirimir algunos asuntos concretos de los conventos y de las personas, especialmente cuando se tratan de temas interprovinciales, interregionales e internacionales)

4) biblioteca auxiliar del archivo conventual
5) biblioteca auxiliar del archivo provincial
6) biblioteca auxiliar del archivo general
(por eso son tan importantes las bibliotecas -en todos sus niveles-, porque dan la clave de interpretación de la documentación en cada uno de los archivos y favorecen la investigación y la interdisciplinariedad)

(se trata de que la misma vida se representa -en pequeño- en cada archivo y biblioteca)